Dialog og beskrivelse

Hvorfor dialog med markedet
Dialog med markedet er viktig både for å drive leverandørutvikling og for å fremme innovasjon. Gjennom dialogen får markedet informasjon om oppdragsgivers utfordringer, behov og planer, og oppdragsgiver kan få verdifulle innspill om aktuelle muligheter i markedet. Dette er viktig for at leverandørene kan forberede seg på fremtidige konkurranser og bedre oppfylle virksomhetens krav.

Ulike dialogaktiviteter og analyser av markedet
En markedsundersøkelse er en kartlegging av hva som finnes i markedet av ulike produkter og tjenester og leverandører og hvordan konkurransesituasjonen er. Omfanget av en markedsundersøkelse vil variere avhengig av hva som skal anskaffes.

Leverandørkonferanse kan avholdes for å presentere en eller flere fremtidige anskaffelser. Konferansen kan brukes til å orientere om spesielle fokusområder for virksomheten, fremdriftsplaner for anskaffelsene og til å få eventuelle innspill fra leverandører.

Dialogkonferanse fokuserer på konkrete leverandørutfordringer innen et eller flere fagområder. Målet er å diskutere utfordringer sammen med leverandører og relevante fagmiljøer for å få innspill om hva som finnes i markedet og ulike måter å gjennomføre en fremtidig anskaffelse på for å fremme innovasjon.

En måte å få belyst en utfordring på, og få alternative ideer, er å gjennomføre en Plan- og designkonkurranse. Plan- og designkonkurranser brukes for å konkurrere om et konsept, en plan eller design f. eks på områdene arealplanlegging, byplanlegging, arkitet- og ingeniørarbeid, databehandling etc. Konkurranseformen er forbeholdt konkurranse om tjenester. Virksomheten må vurdere om plan- og designkonkurranser har premier eller størrelse på kontraktsverdi som innebærer at regelverket om offentlige anskaffelser må følges. Konkurransen bør uansett kunngjøres slik at alle interesserte leverandører får delta, og man får inn flere alternative løsninger.

Hvordan gjennomføre dialog med markedet
Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for at offentlige virksomheter er i dialog med leverandører før konkurransen utlyses, så lenge dette ikke skjer på en måte som utelukker konkurranse og hensynet til likebehandling ivaretas. Det er derfor viktig å huske på:

• å ha tydelige ”spilleregler” slik at det er forutsigbart for leverandørene hva som er målet med dialogen og at de eventuelt senere må konkurrere om fremtidige leveranser
• at informasjonen som gis om fremtidige planer er på et overordnet nivå og at informasjonen er tilgjengelig for all interesserte leverandører
• å ha møter hvor alle interesserte leverandører kan delta, og at møtene annonseres bredt på forhånd 

Annonsering bør gjøres enten:

• I form av en veiledende kunngjøring på Doffin når det er konkrete planer om en anskaffelse, eller
• På egne hjemmeside,og
• Gjennom øvrig media og nettverk

Hvem som bør involveres i dialogen avhenger blant annet av oppdragsgivers behov for kunnskap og involvering av interessenter i prosjektet.

Aktuelle miljøer å invitere kan være:

• Leverandører
• Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk
• FoU miljøer
• Relevante interesse – eller brukerorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer
• Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter

Nyttige lenker:
Eksempler på dialogaktiviteter i Leverandørutviklingsprogrammet
Udbudsrådets Veileder om dialog med markedet
Difis Veiledning om gjennomføring av markedsundersøkelser