Gjennomføring og evaluering

Forbered anskaffelsen
Kartleggingen av behovet og informasjonen fra dialogen med markedet og andre relevante fagmiljøer er viktig i arbeidet med å planlegge anskaffelsen. I forbindelse med arbeidet med å beskrive oppdraget i konkurransegrunnlaget må denne informasjonen gjennomgås og vurderes. Sentrale spørsmål kan for eksempel være:

• Har informasjonen man har fått gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt?
• Er det behov for å dele anskaffelsene i flere faser fremover, for eksempel ved at man først løser noen kortsiktige behov og starter et utviklingsarbeid på for å ivareta mer langsiktige behov?
• Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier?

Andre viktige forhold ved arbeid med konkurransegrunnlaget er:

• For å få til innovative innkjøp og god konkurranse bør man bruke ytelses- eller funksjonskrav istedenfor tekniske spesifikasjoner. Ved ytelsesspesifikasjon beskrives hvilke behov som skal dekkes og ikke hvordan behovet skal dekkes. En funksjonsspesifikasjon beskriver både hvilket behov som skal dekkes og i noen grad hvordan behovet skal dekkes (funksjon).
• Leverandørene kan gjennom dialogen ha kommet med forslag eller ideer som inneholder forretningshemmeligheter. Det er viktig å være oppmerksom på dette, og ikke avsløre forretningshemmeligheter når konkurransegrunnlaget skal lages.

Bruk av informasjon fra markedet og krav til likebehandling
En utfordring i denne fasen er å bruke informasjonen man har fått gjennom dialogfasen på en måte som ikke utelukker konkurransen senere, og som ivaretar kravet til likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5.

For å ivareta hensynet til konkurranse og likebehandling er det viktig å:

• sørge for at all informasjon om prosjektet/anskaffelsen er tilgjengelig for alle interesserte leverandører
• beskrive behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav og ikke ”skreddersy” konkurransegrunnlaget til en leverandørs løsning
• utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha fått ved å gi lengre tidsfrist for innlevering av tilbud

Regelverket om offentlige anskaffelser har bestemmelser om bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner i forskriften om offentlige anskaffelser § 3-8:

 ”Oppdragsgiver skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse.”  

Bestemmelsen er et utslag av kravet til likebehandling og kan være relevant hvis leverandørene gjennom forberedelsene eller gjennom forsknings- og utviklingsarbeid får sterk innflytelse på konkurransegrunnlaget. Hvis leverandører som har deltatt i forberedelsene av konkurransen på en måte som er i strid med § 3-8, deltar i den etterfølgende konkurransen må oppdragsgiver avvise tilbudet fra leverandøren, jf forskrift om offentlige anskaffelser §§ 11-10 og 20-12. Veilederen fra FAD og praksis fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser kan gi mer konkret veiledning om hvordan likebehandling kan ivaretas i denne fasen.

Nyttige lenker: 
Omtale av bruk av rådgivere i FADs veileder
Saker fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) om bruk av rådgiver og likebehandlingsprinsippet, for eksempel sak 2008/42

Valg av anskaffelsesprosedyre
I tillegg til å utnytte mulighetene før anskaffelsen starter for å fremme innovasjon, bør det også ved gjennomføringen av konkurransen legges til rette for innovasjon. For å fremme innovasjon er det viktig å finne en hensiktsmessig konkurranseform innenfor rammene som regelverket om offentlige anskaffelser åpner for.  Regelverket om offentlige anskaffelser har bestemmelser for bruk av:

• Åpen eller begrenset anbudskonkurranse
• Konkurranse med forhandling
• Konkurransepreget dialog

Ingen av prosedyrene er i seg selv til hinder for innovasjon, men det er ulike forhold man bør være oppmerksom på i forhold til de ulike prosedyrene.

Anbudskonkurranse tillatter ikke forhandlinger med leverandørene, og er normalt best egnet for anskaffelser hvor det er relativt enkelt å sammenligne tilbudene.

Ved konkurranse med forhandling er det tillatt å forhandle med leverandørene om alle sider av tilbudet. Selv om regelverket om offentlige anskaffelser stiller krav til hvordan konkurranse med forhandling skal gjennomføres, er dette en mer fleksibel prosedyre enn anbudskonkurranse.

Konkurransepreget dialog er en prosedyre som kan brukes for særlig komplekse kontrakter, og kan være hensiktsmessig for å få frem nye løsninger og ideer. Oppdragsgiver må beskrive sitt behov i kunngjøringen. Etter å ha prekvalifisert leverandørene kan innkjøper gjennomføre en dialog med leverandørene om hvordan behovet best kan oppfylles. Erfaringer* fra bruk av konkurransepreget dialog tyder på at prosedyren er egnet til å fremme konkurranse og få et bedre sluttprodukt enn man ville fått med andre anskaffelsesformer, men at prosessen er ressurskrevende både for oppdragsgiver og leverandør.

Å åpne for alternative tilbud kan også være en måte å fremme innovasjon i innkjøpsprosessen på. Innkjøper må i tilfelle opplyse i kunngjøringen at man for innlevering av alternative tilbud.

Måten leveransene deles opp på kan ha betydning for muligheten til å få gode innovative løsninger. I entrepriseforhold kan det for eksempel være av betydning om man har del entrepriser eller totalentrepriser, og i andre anskaffelser om det kan leveres inn tilbud på deler av anskaffelsen.

Begrunnelse til leverandørene i etterkant av konkurransen er svært viktig. I tillegg til å oppfylle regelverkes krav til begrunnelse, er det viktig for å motivere leverandørene til å delta i senere konkurranser og dialogaktiviteter.

Nyttige lenker:
Rapport om evaluering av konkurransepreget dialog.
Veiledning om gjennomføring av anskaffelser på www.anskaffelser.no
Veiledning om valg av entrepriseform og innovasjon.
FADs veiledning om alternative tilbud.

*Fra rapport om evaluering av konkurransepreget dialog av Input AS på oppdrag fra Difi.

Forsknings- og utviklingsarbeid
Forsknings- og utviklingsarbeid kan være aktuelt i flere sammenhenger. Kartlegging og dialogaktiviteter før konkurransen kan gi informasjon om at det ikke finnes hensiktsmessige løsninger eller produkter som ivaretar oppdragsgivers behov. Det kan da være aktuelt å sette i gang et forsknings- og utviklingsarbeid. Det kan også være aktuelt å lyse ut konkurranse om anskaffelser som inneholder et forskings- og utviklingselement.

Regler om forsknings- og utviklingskontrakter og offentlige anskaffelser
I utgangspunktet gjelder regelverket om offentlige anskaffelser også forsknings- og utviklingskontrakter, men forskriften om offentlige anskaffelser har et unntak for enkelte typer forsknings- og utviklingskontrakter:

• når oppdragsgiver ikke fullt ut betaler for tjenesten, eller
• den ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i hans virksomhet

Det må foreligge et forsknings- eller utviklingselement for å anse en kontrakt som en FoU-kontrakt. Kontrakten må med andre ord ha til formål å frembringe noe som ikke allerede er tilgjenglig i markedet*.  Hvis oppdragsgiver, etter forsknings- og utviklingstjenesten er gjennomført, skal gjennomføre en anskaffelse må de vanlige prosedyrene i regelverket om offentlige anskaffelser følges.

Nyttige lenker:
FADs veiledning om unntaket for FoU-kontrakter.

*Teksten er hentet fra FADs veileder til regelverket om offentlige anskaffelser.

Støtteordninger
Innovasjon Norge og Forskningsrådet er viktige samarbeidspartnere hvis det kan være aktuelt med forsknings- og utviklingsarbeid.

Programmet for Offentlige og industrielle forsknings- og utviklingskontrakter
(IFU/OFU) skal stimulere til at virksomheter innoverer sammen. Det betyr et nært utviklingssamarbeid om krevende forsknings- og utviklingsprosjekter mellom to parter og innebærer en kontraktfestet og målrettet samarbeidsavtale mellom dem. Ordningen forvaltes av Innovasjon Norge.

Det er også mulig å søke Forskningsrådet om støtte til forskningsbasert innovasjon. Ordningen skal stimulere til forskning og innovasjon i regi av offentlig sektor (Innovasjonsprosjekt offentlig sektor) eller i regi av bedrifter (Innovasjonsprosjekt næringsliv). I begge typer prosjekter inngås det partnerskap mellom søker, forskningsmiljø og andre relevante partnere, blant annet bedrifter. Disse har som formål å skape verdier for henholdsvis offentlig sektor og deres brukere og for bedrifter, gjerne leverandører til offentlig sektor. 

Nyttige lenker:
Veiledning om IFU/OFU fra Innovasjon Norge
Informasjon om Forskningsrådets programmer

Evaluering av prosessen
Etter å ha gjennomført en innovativ innkjøpsprosess er det viktig å evaluere arbeidet. Evalueringen kan gi bidra til å systematisere erfaringen fra prosjektet og tydeliggjøre eventuelle hindringer for å få til innovasjon. Det kan være nyttig å evaluere arbeidet både underveis, etter prosjektet er avsluttet og etter at nye løsninger har vært i bruk en periode. En rekke forhold kan omfattes av en evaluering:

• Hvordan brukernes behov er ivaretatt
• Økonomi/lønnsomhet
• Eventuelle hindringer for innovasjon
• Styrker/svakheter ved gjennomføringen av prosjektet
• Tilbakemeldinger fra markedet eller fag- og forskningsmiljøer
• Ideer man kan bruke i senere prosjekter