Identifisering og organisering

Identifiser utfordring
Et arbeid for å finne innovative løsninger starter med en utfordring eller et behov. Nye utfordringer som miljøkrav, reduserte budsjett eller krav i regelverket kan føre til behov for å finne nye løsninger.

Det er viktig å ha et langsiktig fokus i denne fasen. Behovene kan endres over tid som krever andre løsninger enn de man har hatt frem til nå.

Organiser
Mulighetene for innovasjon er ofte størst i fasen før selve anskaffelsen starter, og prosjektet bør derfor settes i gang i god tid før konkurransen skal gjennomføres. Ved organisering av en innovativ anskaffelse er det viktig å:

• sette av tid og ressurser i organisasjonen,
• forankre arbeidet hos ledelsen,
• trekke inn relevante fagmiljøer, brukere og andre berørte parter,
• identifisere og vurdere mulig risiko i prosjektet, og
• avklare økonomi i prosjektet og eventuelt behov for honorering av leverandørene ved bruk av plan- eller designkonkurranse eller konkurransepreget dialog.

Kartlegg behov
Etter at den første ufordringen er identifisert, og arbeidet organisert er det viktig å få bedre kunnskap om det reelle behovet i organisasjonen. Både det kortsiktige og langsiktige behovet bør kartlegges. Viktige spørsmål*  å stille i denne fasen er:

• Når vil behovet oppstå og hvor lenge vil det vare?
• Vil behovet endre seg over tid?
• Bør det tas hensyn til at andre kan ha sammenfallende eller lignende behov og at disse behovene bør koordineres?

For å stimulere til innovasjon er det viktig med et langsiktig perspektiv. Hva er utfordringene fremover? Er det for eksempel behov for vedlikehold eller oppgraderinger? For mange anskaffelser vil det være viktig å vurdere livssykluskostnader.
Samtaler med brukere eller andre interessenter kan gi viktig informasjon i kartleggingen av behovet. 

InnoMed har laget metodikk for involvering av brukere og kartlegging av behov, og som særlig er relevant for helse- og omsorgssektoren. Selv om veiledningen er laget for helsesektoren er mange av momentene også relevante for andre typer prosjekter:

• Unngå å definere behovet for snevert og på en måte som er knyttet opp til dagens løsning.
• Definer brukerne av produktet eller tjenesten. Dette er både personer/miljøer som er direkte berørt (primærbrukere) eller som indirekte kommer i kontakt med produktet eller tjenesten (pårørende, ansatte, myndigheter osv).
• I tillegg til brukerne er det viktig å trekke inn relevante fagpersoner når behovet skal defineres.

Nyttige lenker:
Difis Veiledning om risikoidentifisering
InnoMeds Veiledning for behovsdrevet innovasjon
Difis Veiledning om behovsdefinering

*Teksten er hentet fra Difis veileder om behovsdefinering.